Timbre

UNIVERSIDADE FEDERAL DE JATAÍ

COORDENAÇÃO DE CONTRATOS E SERVIÇOS

Despacho

À PRAE/UFJ,

 

Em atenção ao Processo SEI nº 23854.006979/2025-41, que trata de contratação emergencial de empresa especializada na prestação de serviços de alimentação coletiva, e considerando a necessidade de observância às etapas previstas na Lei nº 14.133/2021 e nas normativas internas desta Universidade, informamos que, para continuidade da tramitação, deverão ser atendidos os seguintes procedimentos:

 

1. Observância ao fluxograma interno para designação da equipe de planejamento:

Para início do planejamento da contratação, conforme o fluxograma interno desta Coordenação, é imprescindível a designação formal da equipe de planejamento, etapa que deve preceder a elaboração de qualquer documento técnico relacionado à contratação, como o Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência, entre outros.

Nesse sentido, a unidade requisitante deverá:

1.1. Criar um processo SEI com o tipo: "Administração Geral: Contratos" e relacioná-lo ao processo principal - 23854.006979/2025-41.

1.2. Incluir o formulário "Indicação/Designação de membro da Equipe" - um para cada integrante indicado, e encaminhar o processo à CCS, para que a Coordenação proceda à designação da equipe de planejamento.

1.3. Concluída a fase de planejamento e para início da execução contratual, incluir no mesmo processo o formulário “Indicação de fiscal/gestor do contrato” (um para cada indicado), informando os fiscais titulares e substitutos da contratação.

1.4. Encaminhar novamente o processo à CCS, que fará a indicação dos gestores do contrato responsáveis pela gestão e execução da avença.

1.5. Após as indicações, a CCS providenciará o envio dos nomes à Reitoria para emissão e publicação da respectiva portaria de designação.

 

2. Legislação e documentos de leitura recomendada:

A elaboração dos artefatos da contratação devem observar os dispositivos legais e normativos que orientam as contratações públicas no âmbito da Administração Pública Federal.

Nesse contexto, a leitura e consulta dos documentos é indispensável para garantir a conformidade legal, a padronização institucional e a qualidade técnica dos documentos elaborados pelas Unidades Requisitantes:


                         Recomenda-se que o planejamento da contratação seja realizado em conformidade com as diretrizes constantes no Intrumento de Padronização dos Procedimentos de Contratação , elaborado pela Advocacia Geral da União - AGU.

 

3. Etapa de planejamento da contratação:

O planejamento é a etapa inicial e indispensável de qualquer processo de contratação pública. É nesse momento que a unidade requisitante analisa criticamente suas necessidades, identifica as melhores alternativas de solução, avalia os riscos envolvidos e estrutura os documentos essenciais que servirão de base para a contratação.

Essa fase envolve, de forma sequencial e complementar, a elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP), que fundamenta tecnicamente a contratação, e do Termo de Referência (TR), que detalha as especificações do objeto e os parâmetros de execução. Também integra essa etapa a definição do escopo, a estimativa de custos, a análise de viabilidade e a verificação da previsão orçamentária.

Um planejamento bem estruturado evita falhas que poderiam comprometer a instrução processual ou a execução contratual, contribuindo para a economicidade, a eficiência e a segurança jurídica da contratação.
 

Entre os principais instrumentos utilizados no planejamento, destacam-se:

Conforme previsto no art. 18 da Lei nº 14.133/2021, o Estudo Técnico Preliminar é o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento da contratação, caracterizando o interesse público envolvido e subsidiando a elaboração do Termo de Referência, do anteprojeto ou do projeto básico. Por isso, sua elaboração deve necessariamente preceder o Termo de Referência, ao qual serve de base técnica. A inversão ou a elaboração simultânea desses documentos compromete a lógica do planejamento, podendo afetar a qualidade técnica e a legalidade do processo de contratação.

Destaca-se que não é recomendável a elaboração simultânea ou conjunta dos documentos. O correto encadeamento dessas etapas é fundamental para assegurar a robustez da contratação, a mitigação de riscos e a observância aos princípios da legalidade, eficiência e planejamento, pilares da nova legislação de licitações.
 

Nos termos do inciso X, Art. 18 da Lei 14.133/2021, O Gerenciamento de Risco se materializa pelo denominado “Mapa de Riscos” e está disponível para preenchimento no módulo de Gestão de Riscos do Portal de Compras do Governo Federal.
 

Os modelos atualizados de Termo de Referência devem ser, obrigatoriamente, extraídos do repositório oficial disponibilizado pela Advocacia-Geral da União (AGU), nos endereços:

Modelos de Termos de Referência - AGU (Pregão e Concorrência )

Modelos de Termos de Referência – AGU (Contratação Direta)

 

Os modelos contêm orientações e notas explicativas padronizadas que devem ser rigorosamente seguidas pelas unidades requisitantes. Considerando o fluxo interno que envolve a análise da minuta do contrato e demais artefatos utilizados pela AGU, recomenda-se atenção especial ao conteúdo orientativo do modelo. É necessário o fiel cumprimento das orientações previstas, uma vez que o uso inadequado ou a supressão indevida de informações pode comprometer a validade dos artefatos e acarretar atrasos na tramitação processual.

 

4. Responsabilidade técnica:

A responsabilidade pela elaboração do Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência e Análise de Riscos é exclusiva da unidade requisitante, cabendo-lhe fornecer as informações técnicas necessárias à instrução do processo, especialmente:

O Setor de Contratos poderá prestar apoio técnico, notadamente quanto à estrutura formal e à adequação legal do documento. No entanto, não se responsabiliza pela definição do conteúdo técnico, que deve ser construído por quem detém o domínio da necessidade administrativa.

 

5. Considerações Finais:

No que se refere à definição da forma e dos critérios de seleção do fornecedor, bem como ao regime de execução (Item 9 e seguintes, do Termo de Referência), recomenda-se que a unidade requisitante busque apoio da Diretoria de Compras e Licitações para adequada orientação.

 

Após a elaboração dos documentos indicados, solicita-se que sejam encaminhados ao e-mail contratos@ufj.edu.br para análise e contribuições. Somente após a devolutiva favorável, os documentos devidamente ajustados deverão ser anexados ao processo.

 

Atenciosamente,

 

Ana Amélia Rodrigues Rezende

Coordenação de Contratos e Serviços - CCS/PROAD

 

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Documento assinado eletronicamente por ANA AMELIA RODRIGUES REZENDE, Coordenadora de Contratos e Serviços, em 26/08/2025, às 08:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.
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Referência: Processo nº 23854.006979/2025-41

SEI nº 0473643