UNIVERSIDADE FEDERAL DE JATAÍ

DIRETORIA DE GESTÃO DE CONTRATOS DE SERVIÇOS

Despacho

AO DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÕES/UFJ

A contratação se justifica devido à criação da UFJ pela Lei no 13.635/2018, por desmembramento da Universidade Federal de Goiás (UFG) - Lei nº 3.834-C/1960, surgindo a necessidade de migração dos Sistemas Integrados de Gestão - SIG composto pelos módulos SIGAdmin, SIGAA, SIGRH, Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos SIPAC e módulos orbitais, sendo estes os sistemas estruturantes nos quais é desenvolvido as atividades de ensino, pesquisa e extensão. Dado seu tamanho e complexidade tais sistemas demandam mão de obra especializada para manutenção evolutiva, customização, sustentação e suporte técnico. A Universidade Federal de Jataí não dispõe dessa força de trabalho, devido a falta de servidores específicos da area de Tecnologia da Informação, uma vez que, não houve liberação de concurso público por parte do governo federal no exercício de 2022 e na PLOA 2023, mas sendo incluído na LOA 2023, mas dependemos da liberação do Ministério da Economia no próximo exercício,  tornando necessário a contratação de empresa especializada.

Justifica-se uma dispensa emergencial, devido ao vencimento em 07/09/2022 do Contrato 428/2021 constante no processo 23854.000222/2022-09, no qual consta a Nota Jurídica (doc SEI 0079340), não recomendando a realização de Termo Aditivo referente a prorrogação de vigência com data retroativa.

Conforme destacado na Justificativa do Demandante (Doc SEI 0078959) a UFJ não dispõe dessa força de trabalho especializada atualmente, e em caso de eventuais erros e pane no sistema, não teríamos condições de intervir causando paralisação das atividades em vários níveis e prejuízos incalculáveis à instituição. Desde o dia 08/09/2022 estamos desprovidos deste suporte técnico, correndo o risco de falha ou erro no sistema.

Conforme PORTARIA Nº 568/2022, DE 01 DE JULHO DE 2022 0079525, os gestores do Contrato 428/2021 eram os servidores Caio Floriano Zanirato, Matrícula nº 1145006/Siape, lotado na Proad/Dgcs/UFJ, como Gestor do Contrato n° 428/2021; Carlos Portilho Assis Cabral, Matrícula nº 2982024/Siape, lotado na Poad/DGC/UFJ.

Caio Floriano Zanirato, Matrícula nº 1145006/Siape, lotado na Proad/Dgcs/UFJ, é um servidor que a menos de 6 meses veio compor a equipe do Departamento de Gestão de Contratos, sendo capacitado/treinado por Carlos Portilho Assis Cabral, que também possuía a PORTARIA N.° 616/2021 DE 30 DE SETEMBRO DE 2021 0079505 de  Diretor de Gestão Contratos de Serviços da Pró-Reitoria de Administração e Finanças da Universidade Federal de Jataí. 

Ocorre que no dia 28/08/2022, veio a óbito o servidor Carlos Portilho Assis Cabral. Carlos estava a frente da Gestão dos Contratos de Jataí, desde a extinta Regional Jataí/UFG, onde iniciou como fiscal de contratos, possuidor de uma vasta experiência, companheirismo, sempre trabalhou para que seu departamento exercesse e entregasse resultados de qualidade. Diante da situação, houve um período de choque emocional na equipe da DGC/UFJ, resultando na falta de elaboração de Termo Aditivo em Tempo hábil.

Após conhecimento dos fatos, a Gestão da UFJ acionou os setores responsáveis para sanarem e providenciarem nova licitação. Ocorre que devido a necessidade de retorno o mais breve possível, entendeu-se que seria necessária a realização de uma Dispensa de Licitação Emergencial (6 meses) e a abertura de um processo licitatório.

Com esta contratação, teremos os benefícios e resultados elencados abaixo:

1. Permitir o apoio de profissionais especializados para tirar dúvidas de utilização do sistema, fluxos e mapeamento dos processos, auxílio ao helpdesk da CONTRATANTE e demais apoios na área de negócio.

2. Garantir o serviço de atualização dos sistemas SIGAA, SIPAC, SIGRH e sistemas auxiliares (SIGAdmin, SIGED, SIGPP, SIGEventos e SIGEleição).

3. Aprimorar funcionalidades e módulos existentes e desenvolvimento de novos módulos e funcionalidades.

4. Treinamento especializado sobre as funcionalidades dos módulos do sistema através de videoconferência ou presencial.

 Realizamos pesquisas de mercado via consulta aos fornecedores licenciados pela UFRN 0083731 e através de Contratações Similares no âmbito Federal e constatamos que a Dispensa Emergencial possui vantajosidade para Administração Pública.

Veja a tabela abaixo:

Pregão 03/2021 - UG 156678 - Universidade Federal de Jataí

Contrato 428/2021 vigência 08/09/2021 a 07/09/2022 0079500

Pregão - UG 156679 - Universidade Federal de Catalão

Contrato 498/2021 0079494 vigência 19/10/2021 a 18/10/2022 - Termo Aditivo 01/2022 0079495 19/10/2022 a 18/10/2023

Ata de Registro de Preços nº 27/2022/FUMA/OEG/PPGT/UFMA/DIAD/PPGT/CAEC/PPGT 0083787

Vigência 14/02/2022 A 13/02/2023

Orçamento para Dispensa Emergencial 0070954

Conforme demonstrado nas Tabelas, os valores dos itens estão condizentes com o praticado no mercado. Houve algumas discrepâncias devido a alguns itens, uma instituição necessitar de algumas configurações de sistema adicionais. O mais relevante é o item 2, tendo sua diferença de preço devido a quantidade e tamanho dos sistemas abrangidos pelo item, sendo que na UFJ a atualização abrange mais sistemas, conforme consta na descrição dos itens no Termo de Referência 0070686. Em relação ao contrato da UFCat - Contrato 498/2021 0079494 Proposta 0085023, a UFJ tem acesso também a atualizações do SIGADMIN e principalmente do SIGAA, sendo este um sistema maior e mais complexo entre eles.

Informamos que os itens 2 a 5 são apenas estimativas, conforme a demanda da instituição.

De acordo com o exposto e a INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES/ME Nº 65, DE 7 DE JULHO DE 2021 - Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, demonstraremos em atendimento ao Parecer PARECER n. 00788/2022/DEPCONSU/PFUFG/PGF/AGU 0083058:

a) Descrição do objeto a ser contratado 0070686

1. Sustentação e Suporte Técnico: corresponde ao serviço mensal de apoio de profissionais especializados para tirar dúvidas de utilização do sistema, fluxos e mapeamento dos processos, apoio ao helpdesk da CONTRATANTE retirando dúvidas das funcionalidades, dúvidas decorrentes de treinamentos dos sistemas e demais apoios na área de negócio e de funcionalidades dos sistemas, sendo as solicitações de apoio formalizadas por sistema de registro de chamados, ligações telefônicas ou solicitações por e-mail. Também estão incluídos neste os serviços de análise, depuração, correção de erros técnicos de código-fonte licenciado, atualizações dos sistemas em produção com as correções de erros ou novas versões lançadas, extração de relatórios diretamente da base de dados, atualização de ambientes de treinamento e homologação. Intervenções na base de dados, quando necessário, através da execução de comandos na base de dados, ou da indicação do comando a ser executado pela CONTRATANTE para resolução de um problema ou atualização de informação não suportada pela aplicação. Execução da política de gerência de configuração das versões em repositório de códigos-fonte em local indicado pela CONTRATANTE.

2. Atualização das versões dos sistemas SIG-UFRN: esse item irá garantir o serviço de atualização dos Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) e sistemas auxiliares (Sistema de Administração dos Sistemas - SIGAdmin, Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED,  Sistema Integrado de Gestão de Planejamento e de Projetos - SIGPP, Sistema Integrado de Gestão de Eventos - SIGEventos e Sistema Integrado de Gestão de Eleições - SIGEleição), de acordo com a versão/códigos-fonte em repositório indicado pela UFJ, ficando sob responsabilidade da UFJ o repasse da Contribuição de Desenvolvimento e Inovação (CDI) prevista na Resolução 061/2018-CONSAD/UFRN. No que se refere ao serviço para atualização dos sistemas em produção, o mesmo será demandado pela UFJ e deverá ser executado em um prazo máximo de 45 dias úteis em ambiente de homologação. A atualização em ambiente de produção deverá ser feita no momento em que for autorizado pela UFJ. Quando compatíveis, deverão ser mantidas todas as especificidades desenvolvidas pela UFJ, exceto quando houver manifestação contrária.

3. Customização/Migração de Dados/Implantação de Módulos/Atualização de Funcionalidade: aprimoramentos das funcionalidades existentes, desenvolvimento de novas funcionalidades e módulos. Para estes itens, é definida uma quantidade estimada de pontos de função que serão executados e faturados à medida que forem demandados pela UFJ. Caso identifique-se que não será necessário realizar nenhuma customização, os pontos de função previstos não serão faturados. Esse serviço poderá ser usado também para implantação de novos módulos, desde que seja apresentada contagem de pontos de função compatíveis com o esforço de implantação e homologação da atividade proposta. Também poderá ser utilizado pela UFJ para solicitar atualizações de funcionalidades específicas dos sistemas SIG-UFRN (SIPAC, SIGRH, SIGAA e sistemas auxiliares). A CONTRATADA deverá realizar a integração do código e teste das funcionalidades integradas em prazo compatível com a quantidade de pontos de função estimados e com contagem de pontos de função antecipada para abertura da Ordem de Serviço utilizando a abordagem da Netherlands Software Metrics Association (NESMA) e os regramentos previstos no Roteiro de Métrica de Software do Sistema Integrado de Segurança Pública (SISP).

4. Treinamentos: treinamentos das funcionalidades dos módulos dos sistemas através de videoconferência. Esses treinamentos englobam uma visão geral do sistema, bem como a explanação sobre as principais funcionalidades. O treinamento deverá ser solicitado com 20 (vinte) dias de antecedência com a pauta do que deverá ser abordado. As partes acordarão com a data e hora da realização da atividade que será realizada através de videoconferência ou presencial. O treinamento executado presencialmente será consumido em conjunto com o item de Apoio Presencial. Esse item é medido em horas.

5. Apoio Presencial: deslocamento de um funcionário da CONTRATADA, pelo período de até 05 (cinco) dias, para execução das atividades in loco. Nos casos de solicitação de deslocamento de gestores da CONTRATADA, esse período é limitado em 02 (dois) dias. Esse serviço deverá ser solicitado com 20 (vinte) dias de antecedência com a pauta do que deverá ser abordado.

b) identificação do agente encarregado pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento

Servidores: o Técnico em TI Danilo Vieira Oliveira, Matrícula nº 2898284/SIAPE, lotado na SETI/UFJ como Integrante Requisitante; Técnico em TI Cleiber Conceição de Lima, Matrícula nº 1857658/SIAPE, lotado na SETI/UFJ como Integrante Técnico e o Administrador Rafael Nogueira de Freitas Koch, Matrícula nº 1548108/SIAPE, lotado na Proad/DGCS/UFJ como Integrante Administrativo, a partir de 22 de setembro de 2022, com vigência até a assinatura do contrato - Ver PORTARIA Nº 848/2022, DE 23 DE SETEMBRO DE 2022 0069258.

c) descrição das fontes consultadas

1 - Contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente (Docs SEI 0079494, 0079495, 0079500 e 0083787).

2 - Pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital. No site de cooperação da UFRN, informa que atualmente existem quatro empresas licenciadas, conforme pode ser verificado no documento Empresas atualmente licenciadas UFRN (0083731). Das quatro empresas, a empresa Stefanini informou por e-mail que não está mais trabalhando com o ERP da UFRN, conforme pode ser verificado no E-mail Empresa Stefanini-Pedido de orçamento SIG_UFRN (0083738). Atualmente existem somente três fornecedores de serviço de manutenção/atualização do software que é utilizado na UFJ, sendo que foram enviados e-mails para os três fornecedores, mas obtivemos orçamento somente de dois fornecedores, conforme pode ser verificado Anexo III, Documento 0071106 e Anexo IV, Documento 0071107. Enviado um e-mail para a empresa AVMB que não recebemos orçamento anteriormente, mas também não obtivemos resposta, conforme pode ser verificado no E-mail Empresa AVMB - Solicitação de Orçamento-SIG-UFRN (0083745)

d) série de preços coletados

1 - Orçamento ESIG - (0070954)

2 - Contrato 498/2021 UFCat vigente 19/10/21 a 18/10/22 (0079494);

3 - Contrato 428/2021 UFJ vigência 08/09/2021 a 07/09/2022 (0079500);

4 - Ata DE REGISTRO DE PREÇO N° 27/2022 – SEI/UFMA (0083787).

Realizamos orçamento com a empresa HIRIX Software & Technology Ltda CNPJ 04.566.130/0001-47 0070955, sendo este desconsiderado, conforme Art. 3º, inciso VI, e Art. 6º, § 3º da IN 65/2021, foi desconsiderado o Orçamento HIRIX - Anexo II (0070955), pelo motivo dos valores serem excessivamente elevados.

e) metodologia estatística utilizada para a definição do valor estimado

Método estatístico aplicado para a definição do valor estimado: Média

f) fundamentação para a metodologia empregada, mormente, para desconsiderar os valores considerados inconsistentes, inexequíveis ou demasiadamente elevados, se aplicável

Conforme Parecer e Mapa Comparativo 0083979, observamos que o orçamento enviado pela empresa HIRIX Software & Technology Ltda esta muito discrepante dos valores praticados no último ano em licitações e  Contratos vigentes/encerrados, levando a erros na formação de preço estimado.

Entendemos que outro valor que podemos desconsiderar, para formação de preço estimado no Mapa Comparativo de Preços 0083979, é referente ao Item 2  - Atualização de Versões dos Sistemas SIG-UFRN. Conforme explicado anteriormente, este item para demanda da UNIVERSIDADE FEDERAL DE JATAÍ possui mais complexidades e atualizações se comparado ao valor executado no Contrato 498/2021 - Termo Aditivo 01/2022 UG 156679 - UNIVERSIDADE FEDERAL DE CATALÃO. Veja a descrição dos itens:

Termo de Referência UG 156678 - UNIVERSIDADE FEDERAL DE JATAÍ - Atualização das versões dos sistemas SIG-UFRN: esse item irá garantir o serviço de atualização dos Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) e sistemas auxiliares (Sistema de Administração dos Sistemas - SIGAdmin, Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED,  Sistema Integrado de Gestão de Planejamento e de Projetos - SIGPP, Sistema Integrado de Gestão de Eventos - SIGEventos e Sistema Integrado de Gestão de Eleições - SIGEleição), de acordo com a versão/códigos-fonte em repositório indicado pela UFJ, ficando sob responsabilidade da UFJ o repasse da Contribuição de Desenvolvimento e Inovação (CDI) prevista na Resolução 061/2018-CONSAD/UFRN. No que se refere ao serviço para atualização dos sistemas em produção, o mesmo será demandado pela UFJ e deverá ser executado em um prazo máximo de 45 dias úteis em ambiente de homologação. A atualização em ambiente de produção deverá ser feita no momento em que for autorizado pela UFJ. Quando compatíveis, deverão ser mantidas todas as especificidades desenvolvidas pela UFJ, exceto quando houver manifestação contrária. Valor em outros contratos entre R$ 80.000,00 e R$ 100.000,00 unidade

Contrato 498/2021 - Termo Aditivo 01/2022 UG 156679 - UNIVERSIDADE FEDERAL DE CATALÃO - Atualização das versões dos sistemas SIG-UFRN: corresponde ao serviço de atualização dos sistemas SIG-UFRN (SIPAC, SIGRH  e sistemas orbitais), de acordo com a versão/códigos-fonte em repositório indicado pela UFCAT, ficando sob responsabilidade da UFCAT o repasse da Contribuição de Desenvolvimento e Inovação - CDI prevista na Resolução 061/2018-CONSAD/UFRN. No que se refere ao serviço para atualização dos sistemas em produção, o mesmo deverá ser acordado com a UFCAT executado em ambiente de homologação em um prazo de no máximo 45 dias úteis. A atualização em ambiente de produção deverá ser feita quando for autorizada pela UFCAT. Deverão ser mantidas todas as especificidades desenvolvidas na versão em produção da UFCAT. Valor R$ 34.000,00/unidade

Este valor de R$ 34.000,00 advindo do Contrato 498/2021 item 2 - é semelhante, mas não contempla as necessidades da UFJ, por conter atualizações mais reduzidas, cremos que ele é inexequível e devemos retificar o Mapa Comparativo.

g) memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte

OBS: * O MAPEAMENTO DE PREÇOS FOI REALIZADO DE ACORDO COM A IN 65/2021 Conforme Art. 3º, inciso VI, e Art. 6º, § 3º da IN 65/2021, foi desconsiderado o Orçamento HIRIX - Anexo II (0070955), pelo motivo dos valores serem excessivamente elevados.

          ** Desconsideramos o Item 2 do Contrato 498/2021 UFCAT, no valor de R$ 34.000,00/unidade devido as características do serviço serem inferiores quantitativamente, as demandas do Item 2 orçado pela UFJ.

Dessa forma foram considerados os valores dos documentos abaixo informados:

EMPRESA: SIG Software - CNPJ: 13.406.686/0001-67

Doc. 1:Orçamento ESIG - Anexo I (0070954);

Doc. 2: Contrato 498/2021 UFCat vigente 19/10/21 a 18/10/22 (0079494) - exceto item 2

Doc. 3: Contrato 428/2021 UFJ vigência 08/09/2021 a 07/09/2022 (0079500);

Doc. 4: Ata DE REGISTRO DE PREÇO N° 27/2022 – SEI/UFMA (0083787)

h) justificativa da seleção dos fornecedores, no caso da pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, por meio de solicitação formal de cotação, mediante expedição de ofício ou e-mail, com a condição de que seja apresentada justificativa da eleição desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital.

Conforme destacado no Orçamento ESIG - Anexo I (0070954), esta contratação emergencial terá um custo estimado de R$ 911.240,02 reforçando que, apenas o item 1 será utilizado mensalmente e que os itens 02 a 05 serão por demanda.

 Análise comparativa do Contratos/Ata com o Orçamento ESIG - Anexo I (0070954):

1-  Se comparado com a memória de cálculo, cuja estimativa média total geral semestral ficou em R$ 921.786,34, e levando em consideração o Contrato 498/2021 UFCAT (início em 19/10/2021), analisando os valores dos itens individualmente: para o item 1, vimos que, o Orçamento está 2,484% a menor, para o item 2 já mencionamos anteriormente que a descrição do item é diferente da necessidade da UFJ, item 03 houve aumento de 0,323%, para o item 4 houve uma redução de 42,241% e para o item 5 houve aumento de R$ 1,56%.

2 - O Contrato 428/2021 UFJ (início em 08/09/2021) que pertencia a UFJ, analisando os valores dos itens individualmente, conclui-se que o item 1 teve um aumento de 16,149%, item 3 aumento de 3,069%, mantendo-se inalterados os itens 2, 4 e 5. 

3 -  Ata de Registro de Preço N° 27/2022 – SEI/UFMA (início 11/02/2022), item 1 aumento de R$ 0,310%, item 2 está a menor 25%, item 3 está a menor 6,623%, item 4 está a menor 37,93% e item 5 manteve se inalterado.

Nesta análise, destacamos o que mais impacta para UFJ, se considerarmos o Contrato 428/2021 UFJ, é o item 1. Por ser uma despesa mensal, onde destacamos que em relação ao Orçamento ESIG - Anexo I (0070954) é o que teve um reajuste considerável de 16,149%, mas ao mesmo tempo, este percentual não reflete nos demais. Chegando a conclusão de que este item possui preço médio de mercado de R$ 51.791,67 e que o Orçamento ESIG é exequível.

A Gestão Institucional, visualizando a situação de emergência, tipificada na premência de socorro de situação, que possa acarretar lesão ou afetar a continuidade dos serviços públicos realizou procedimentos para que a Dispensa Emergencial fosse realizada com vantajosidade, perfazendo um valor estimado de R$ 921.786,34.

Danilo Vieira Oliveira

Técnico em TI

Cleiber Conceição de Lima

Técnico em TI

Francinelle Cabral Silva

Diretoria de Gestão de Contratos

Dyomar Toledo Lopes

Pró Reitor de Administração e Finanças

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Documento assinado eletronicamente por CLEIBER CONCEICAO DE LIMA, Técnico de Tecnologia da Informação, em 22/11/2022, às 13:25, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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Documento assinado eletronicamente por DANILO VIEIRA OLIVEIRA, Coordenador de Desenvolvimento, em 22/11/2022, às 13:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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Documento assinado eletronicamente por FRANCINELLE CABRAL SILVA, Diretora da Diretoria de Gestão Contratos de Serviços, em 22/11/2022, às 14:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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Documento assinado eletronicamente por DYOMAR TOLEDO LOPES, Pró-Reitor Pro Tempore de Administração e Finanças, em 22/11/2022, às 14:32, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufj.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0085059 e o código CRC 718FC802.

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